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Die Sicherheit von dem Microsoftprodukt „Office 365“ wurde oft kritisiert. Die Azure Technologie schien hin und wieder einige Türen für Hacker geöffnet zu haben. Aber auch die fehlende Aufklärung der Nutzer zum Thema Cybersicherheit hat hierbei einige Schwierigkeiten verursacht. Dabei ist das Microsoft 365 Paket ein sehr solides Paket, das seinen Nutzern viele Möglichkeiten, Systeme und Programme bietet. Diese Programme finden zu Recht in vielen Unternehmen Anwendung. Doch genau diese häufige Verwendung ist es, die es Cyberkriminellen oft sehr leicht macht. Schließlich ist das System bei den Unternehmen sehr ähnlich aufgebaut und die möglicherweise vorkommenden Sicherheitslücken sind in den meisten Unternehmen gleich.Jetzt schauen wir uns ein paar Punkte an, wie Sie die komplette Microsoft 365 Lösung sicherer in Ihrem Unternehmen anwenden können.
Regelmäßiges Backup der Umgebung
Unabhängig davon, wie sicher die genutzte Umgebung ist, ein Backup ist immer empfehlenswert. Schließlich können nicht nur Cyberkriminelle für den Ausfall der Umgebung sorgen. Es kann auch sein, dass technische Aspekte für deinen möglichen Datenverlust verantwortlich sind. Diese technischen Aspekte können zum Beispiel Hardwareprobleme an dem eigenen Servernetzwerk sein oder gar Beschädigungen in diesem Bereich. Auch Probleme, die einen Neustart erfordern, können zu Datenverlusten führen.Dabei ist ein Backup der Umgebung gar nicht so schwer und kann regelmäßig ohne Probleme durchgeführt werden. Zum einen kann man die Umgebung regelmäßig auf einem eigenen Server sichern. Dies ist entsprechend mit höheren Kosten verbunden, da dieser genau wie der Hauptserver betrieben werden muss. Eine andere Möglichkeit ist das Nutzen einer Microsoft Office 365 Backup Solution von externen Anbietern. Diese speichern die Daten aus der Umgebung in einer eigenen Cloudlösung oder einem externen Server ab. In dem Falle, dass die Umgebung neu bespielt werden muss, werden die Daten bequem von dem Anbieter geliefert. Dabei wird man von den Firmen sogar bei dem Transfer unterstützt.
Datenschutz und Microsoft 365
Der Datenschutz in der 365 Umgebung war vielen Juristen seit jeher ein Dorn im Auge. Eine Verschlüsselung der Nachrichten war lange Zeit nicht so einfach möglich und der Transfer in ein Drittland war außerdem nicht ausgeschlossen. Schließlich kommuniziert die Microsoftumgebung regelmäßig mit Servern, die in den USA stehen. Es ist vor diesem Hintergrund unausweichlich, dass auch personenbezogene Daten in die USA geleitet werden. Durch die eingeführte Verschlüsselungsmöglichkeit der Umgebung kann dies allerdings behoben werden. Neben der Verschlüsselung der E-Mails kann auch eine individuelle Geräteverschlüsselung über das System gesteuert werden. Das ist vor allem dann interessant, wenn ein Mitarbeiter seinen Arbeitslaptop verliert oder dieser gestohlen wird.
Sichere Passwörter
Für die Internetsicherheit mag dieser Punkt sehr einleuchtend und einfach klingen, jedoch wird er immer wieder übersehen. Sicher gewählte Passwörter sind enorm wichtig für die Sicherheit in der digitalen Welt. Dieser Umstand muss sowohl den Mitarbeitern als auch von der Geschäftsführung berücksichtigt werden. Ein sicheres Passwort ist mindestens acht Zeichen lang (im besten Fall mehr), enthält groß- und Kleinschreibung, mindestens eine Zahl und mindestens ein Sonderzeichen. Darüber hinaus darf es sich um kein Wort handeln, das in einem Wörterbuch zu finden ist.
Schulung der Mitarbeiter
Ihre Mitarbeiter sind die wichtigste Firewall. Aus diesem Hintergrund sollten sie mindestens einmal im Jahr im Bereich IT-Sicherheit geschult werden. Hier werden die Thematiken Phishing und Verhalten in einem Datennotfall thematisiert. Vor allem Nutzer von Social Media sind sehr anfällig hierfür. Leider ist es tatsächlich so, dass Phishing vor allem in der MS 365 Umgebung sehr häufig zum Erfolg für Kriminelle führt, schließlich sind die Umgebungen auch optisch sehr ähnlich aufgebaut.
