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Unternehmen investieren weltweit Milliarden in moderne Besprechungsräume. Doch wie sie nach der Anschaffung dauerhaft verlässlich betrieben werden, wird oft nicht mitgedacht. Damit sparen Betriebe an der falschen Stelle, warnt Dr. Sven Damberger, geschäftsführender Gesellschafter des internationalen UCC-Dienstleisters MVC Videra. Die Folgen sind wiederkehrende Störungen und teure Technik, die hinter ihrem Potenzial zurückbleibt.
„Unternehmen stecken derzeit erhebliche Budgets in die Modernisierung ihrer Meetingräume“, erklärt Damberger. Allein der globale Markt für Videokonferenztechnik soll laut einer Studie von Frost & Sullivan aus diesem Juli von 3,94 Milliarden US-Dollar im Jahr 2025 auf 6,23 Milliarden US-Dollar im Jahr 2030 wachsen. Treiber sind vor allem hybride Arbeitsmodelle, die Rückkehr ins Büro und neue KI-Funktionen.
„Doch viele Betriebe denken die Investition nicht zu Ende“, so der Geschäftsführer, dessen Team weltweit bereits hunderte Workplaces umgesetzt hat. Ausstattung und Installation neuer Räume seien meist bis ins Detail geplant. Der spätere Betrieb dagegen oft nicht. Dabei könne allein die Technik für einen hochwertig ausgestatteten Konferenzraum schnell einen fünfstelligen Betrag kosten. Wer so viel investiert, müsse dafür sorgen, dass der Raum auch Jahre später noch zuverlässig funktioniere, betont der Experte.
Gesamtverantwortung oft nicht geregelt
Dass sich in großen Unternehmen die IT später um den Betrieb kümmere, lässt Damberger als Gegenargument nicht gelten: „Das Problem ist in der Praxis nicht, dass sich niemand zuständig fühlt, sondern dass es zu viele tun.“ Netzwerk, AV-Technik, Standort und Collaboration-Plattform liegen oft bei unterschiedlichen Teams und Dienstleistern. Was oft fehle, sei eine Stelle, die die Gesamtverantwortung trägt. Sie koordiniert Beteiligte, verfolgt Störungen bis zur Lösung und wertet die Betriebsdaten aller Komponenten aus, die bei ihr zusammenlaufen.
Gerade bei großen Raumlandschaften sei das wichtig: „Ohne Gesamtblick laufen bei der IT immer mehr Support-Tickets auf, ohne dass Zusammenhänge sichtbar werden“, warnt der Experte. Zentrale Betriebsdaten zeigen dagegen, wo Störungen wiederkehrende Ursachen haben, Kapazitäten ungenutzt bleiben und Optimierungsbedarf besteht. So lässt sich die Infrastruktur stabil betreiben und der Wert der Investition langfristig sichern.
Was Unternehmen beim Betrieb regeln müssen
Die Empfehlung des Experten lautet daher: Unternehmen, die ihre Kommunikationsinfrastruktur modernisieren, sollten zwingend auch den späteren Betrieb einbeziehen. „Der erste Schritt besteht darin, die Verantwortung für die Meetingräume zentral zu verankern“, sagt Damberger. Betriebe können dafür eine eigene operative Einheit schaffen oder den laufenden Betrieb an einen spezialisierten Managed-Service-Anbieter übertragen. Neben Kapazitäten bringen externe Spezialisten vor allem das Know-how mit, um Technologien, Standorte und Dienstleister effizient zu koordinieren.
Sorge vor Kontrollverlust unbegründet
Eine häufige Sorge von IT-Verantwortlichen, dabei das Heft aus der Hand zu geben, kann der Experte entkräften: Standards, Sicherheitsvorgaben und strategische Entscheidungen bleiben auch bei einer externen Lösung im Unternehmen. Wichtig ist nur, dass Verantwortung, Betriebsdaten und Handlungsfähigkeit an einer Stelle zusammenlaufen.
„Die dafür nötige Transparenz schafft ein zentrales, herstellerübergreifendes Monitoring-System“, erklärt Damberger. Es führt Daten aus unterschiedlichen Räumen und Technologien zusammen und macht sichtbar, wie zuverlässig und intensiv sie genutzt werden. Damit daraus verlässlicher Betrieb wird, braucht es zusätzlich klar definierte Service- und Eskalationsprozesse: Wer reagiert auf welche Störung, welche Reaktionszeiten gelten und wann werden Hersteller, Remote-Support oder Vor-Ort-Service eingebunden? Ebenso wichtig ist die Steuerung über den gesamten Lebenszyklus: Updates, Kompatibilitäten, Austauschzyklen und Investitionen müssen über die gesamte Raumlandschaft hinweg geplant und gesteuert werden. Nur so könne sie dauerhaft funktionieren.
Eine Frage des ROI
Ob und wie Unternehmen ihre Meetingräume betreiben, sei letztlich eine Frage des ROI, sagt Damberger. Eine hochwertige Kommunikationsinfrastruktur zahle sich nicht allein dadurch aus, dass sie am Tag der Abnahme funktioniert. Ihr Wert entsteht erst, wenn sie auch Monate und Jahre später problemlos genutzt werden kann. Unternehmen sollten Meetingräume deshalb nicht als einmalige, sondern als fortlaufende Investition betrachten: in dauerhaft zu betreibende Kommunikationsinfrastruktur.
* Frost & Sullivan, „Global Video Conferencing Devices Market, Forecast to 2030“, veröffentlicht 15. Juli 2026
Dr. Sven Damberger ist geschäftsführender Gesellschafter der MVC Mobile VideoCommunication GmbH (MVC Videra), einer der international führenden Anbieter für AV-, Digital Signage-, UCC- und Workplace-Technologien. Als renommierter Keynote Speaker und Vordenker für Zukunfts- und Transformationsthemen – insbesondere rund um die Arbeitswelt von morgen – setzt er Impulse für innovative, effiziente und menschlichere Formen der Zusammenarbeit.
Kontakt
MVC Mobile VideoCommunication GmbH
Bianka Wurstbauer
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